Tugas Pokok dan Fungsi

TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKOLAH PASCASARJANA IPB (SPs-IPB)

Keputusan Dekan Sekolah Pascasarjana Institut Pertanian Bogor 

 

I. TUGAS POKOK DAN FUNGSI WAKIL DEKAN

Fungsi:

Melaksanakan fungsi pengelolaan administrasi, kemahasiswaan dan penjaminan mutu

Tugas Pokok:

  1. Memberikan pembinaan kepada Kepala Bagian Tata Usaha agar berfungsi secara efektif dan efisien dalam menjamin terlaksananya tugas dan kewenangan
  2. Penanggungjawab manajemen kepegawaian, keuangan, administrasi dan umum
  3. Bertanggungjawab terhadap penyusunan aspek keuangan (RKAT, SPPA, PPMB, Program Internasional)
  4. Penanaggungjawab pelaksanaan her-registrasi
  5. Penanggungjawab pelaksanaan kuliah umum seminar dan placement test Bahasa Inggris
  6. Penanggungjawab pengelolaan keuangan
  7. Penanggungjawab pelaksanaan penyusunan draft peraturan perundangan, standar biaya operasional dan biaya pendidikan di Sekolah Pascasarjana
  8. Mengkoordinasikan Gugus Penjamin Mutu (GPM)
  9. Mengkoordinasikan kegiatan Program Internasional Membina organisasi Forum Mahasiswa Pascasarjana (Forum Wacana)

II. TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIS PROGRAM DOKTOR

Bertanggungjawab kepada Dekan dan berkoordinasi dengan Wakil Dekan, Sekretaris Program Magister, dan Sekretaris Bidang Pengembangan dan Kerjasama dalam menjalankan tugas dan kewenangan sebagai berikut::

  1. Memberikan pembinaan kepada Kepala Divisi Akademik dan seluruh jajarannya serta Koordinator lokasi dalam upaya menjamin terselenggaranya pendidikan doktor yang berkualitas
  2. Mengkoordinasikan pelaksanaan PPMB
  3. Mengkoordinasikan urusan akademik dengan Sekretaris Program Magister dan Kepala Divisi Akademik
  4. Mengkoordinasikan evaluasi semesteran bersama Sekretaris Program Magister dan Kepala Divisi Akademik
  5. Memberikan konsultasi akademik kepada mahasiswa S3
  6. Editor Forum Pascasarjana
  7. Menandatangani proposal penelitian, transkrip semesteran, surat keterangan (cuti, aktif, Surat Peringatan Keras, Lulus Ujian Prelim, SKL, Legalisir) untuk mahasiswa S3

 

III. TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIS PROGRAM MAGISTER 

Bertanggungjawab kepada Dekan dan berkoordinasi dengan Wakil Dekan, Sekretaris Program Doktor, dan Sekretaris Bidang Pengembangan dan Kerjasama dalam menjalankan tugas dan kewenangan sebagai berikut:

  1. Memberikan pembinaan kepada Kepala Divisi Akademik dan seluruh jajarannya serta koordinator lokasi dalam upaya menjamin terselenggaranya pendidikan magister yang berkualitas
  2. Mengkoordinasikan pelaksanaan acara wisuda
  3. Mengkoordinasikan pelayanan akademik dan kemahasiswaan terhadap mahasiswa asing
  4. Memeriksa kelayakan administratif mahasiswa untuk pembimbingan, ujian, seminar S2
  5. Memberikan konsultasi akademik kepada mahasiswa S2
  6. Editor Forum Pascasarjana
  7. Menandatangani proposal penelitian, transkrip semesteran, surat keterangan (cuti, aktif, Surat Peringatan Keras, Lulus Ujian Prelim, SKL, Legalisir) untuk mahasiswa S2

IV. TUGAS POKOK DAN FUNGSI KEPALA TATA USAHA

Bertanggungjawab kepada Wakil Dekan dan berkoordinasi dengan Sekretaris Program Doktor dan Magister, Sekretaris PK, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi lainnya dalam pelaksanaan tugas sebagai berikut :

  1. Penanggung jawab pelaksana urusan administrasi kepegawaian dan umum (kerumahtanggaan & sarana-prasarana)
  2. Penanggung jawab administrasi persuratan, dokumentasi dan pengarsipan, akademik, keuangan dan dokumen sarana-prasarana
  3. Penanggungjawab pelaksanan pengadaan dan pemeliharaan fasilitas pendidikan SPs (R. Ancol, R. Baranangsiang dan Kantor SPs Darmaga), kendaraan, dan fasilitas lainnya
  4. Penanggungjawab penyiapan dokumen DP3 pegawai dan mahasiswa
  5. Penanggungjawab penyiapan dokumen berbagai Surat Keputusan Dekan SPs (kepegawaian, penugasan, dll)
  6. Penanggungjawab pelaksana peningkatan, monitoring, evaluasi dan pembinaan kinerja pegawai
  7. Pejabat pemberi paraf surat-surat pimpinan (Dekan, Wakil Dekan) untuk urusan kepegawaian, kerumahtanggaan, sarana dan prasarana pendidikan

Dalam menjalankan tugasnya, Kepala Tata Usaha dibantu oleh 2 Kepala Urusan yaitu :

  1. Kepala Urusan Administrasi Persuratan dan Manajemen Kearsipan

Menerima, mencatat, mendistribusikan, mengadministrasikan, dan mengarsipkan berbagai dokumen/surat dalam rangka menjamin kelancaran administrasi persuratan umum dan akademik secara terpola dan terpadu. Tugas Pokok Administrasi Persuratan:

  1. Pencatatan surat / dokumen untuk surat masuk dan keluar
  2. Penyusunan surat masuk dan keluar
  3. Mendistribusikan tujuan surat
  4. Monitoring / Evaluas
  5. Pelaporan

Menerima, mencatat, dan mengadministrasikan arsip akademik, Alumni, kepegawaian dan umum secara terpadu tepat waktu, akurat, terpola dan teratur sebagai dasar pelaksanaan kegiatan kearsipan.
Tugas Pokok Manajemen Kearsipan:

  1. Pencatatan surat dan dokumen surat masuk dan keluar
  2. Pengarsipan surat dan  dokumen surat masuk dan keluar
  3. Memasukkan arsip mahasiswa sesuai dengan program studi
  4. Mencatat dan memasukkan data mahasiswa yang sudah lulus (Alumni)
  5. Memasukkan arsip kepegawaian dan umum, akademik, dan keuangan
  6. Membantu menyiapkan bahan laporan tengah tahunan dan tahunan

 

  1. Kepala Urusan Sarana dan Prasarana

Fungsi:

Merencanakan dan melaksanakan kegiatan sarana dan prasarana kantor untuk menjamin kelancaran ATK dan URT kantor serta menginventarisasikan jernis barang milik negara secara akurat, berkesinambungan tepat guna dan bertanggungjawab.

Tugas Pokok:

 

V. TUGAS POKOK DAN FUNGSI KEPALA DIVISI ADMINISTRASI AKADEMIK

Bertanggungjawab kepada Sekretaris Program S2/S3 dan berkoordinasi dengan Dekan, Wakil Dekan, KTU, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi lainnya dalam pelaksanaan tugas sebagai :

  1. Pelaksana administrasi akademik (FRS, nilai, transkip, berita acara ujian, ijazah) seluruh mahasiswa
  2. Pelaksana penyiapan dokumen akademik untuk pelayanan mahasiswa (surat aktif, cuti, proses DO, SKL, dan legalisir), evaluasi semesteran, dan penyusunan Pascasarjana dalam Angka
  3. Pelaksana pelayanan administrasi akademik (surat aktif, SK Pembimbingan, ijazah, SKL, cuti) seluruh mahasiswa
  4. Pelaksana pemeliharaan dan usul pengembangan SIMAK dan fasilitas pendukungnya (database akademik, perangkat komputer/hardware, software dll)
  5. Berkoordinasi dengan KTU melakukan upaya peningkatan, monitoring, evaluasi dan pembinaan kinerja pegawai di divisinya

Dalam menjalankan tugas Kepala Divisi Administrasi Akademik dibantu oleh 3 Kepala Sub Divisi  yaitu :

1. Kepala Sub Divisi Jadwal, Perkuliahan dan Penelitian

Fungsi:

Sebagai pelaksana administrasi akademik dalam proses belajar mengajar dalam penjadwalan perkuliahan dan ujian serta menjamin kelancaran proses pengadministrasian penelitian.
Tugas Pokok:

2. Kepala Sub Divisi Data Dan Evaluasi Akademik

Fungsi:

Sebagai pelaksana administrasi akademik dalam perencana, pengelola, pengembangan aata dan informasi akademik untuk mengevaluasi kemajuan studi mahasiswa, serta menjamin pemelihara sistem yang mendukung kelancaran proses belajar mengajar.
Tugas Pokok:

3. Kepala Sub Divisi Seminar, Ujian Dan Kelulusan

Fungsi:

Sebagai pelaksana administrasi seminar, ujian dan kelulusan yang berorientasi pada pelayanan proses belajar mengajar yang berkualitas.
Tugas Pokok:

 

VI. TUGAS POKOK DAN FUNGSI KEPALA DIVISI PROMOSI, KEHUMASAN, DAN HUBUNGAN ALUMNI

Bertanggungjawab kepada Sekretaris PK dan berkoordinasi dengan Wakil Dekan, Sekretaris Program Doktor dan Magister, KTU, Divisi dan Koordinator Lokasi lainnya dalam pelaksanaan tugas sebagai:

  1. Pelaksana pengembangan promotion kits/tool (website, leaflet, materi promosi, dan aneka publikasi)
  2. Pelaksana promosi dan fungsi-fungsi kehumasan serta evaluasi efektifitasnya
  3. Penanggungjawab pelaksana pelayanan informasi pendidikan bagi calon mahasiswa dan informasi kerjasama pendidikan bagi calon mitra kerjasama SPs (pendaftaran mahasiswa, beasiswa, kontrak kerjasama, biaya pendidikan dan informasi umum lainnya)
  4. Pelaksana pemeliharaan dan updating basis data promosi dan alumni
  5. Berkoordinasi dengan KTU melakukan upaya peningkatan, monitoring, evaluasi dan pembinaan kinerja pegawai di divisinya

Dalam menjalankan tugas Kepala Divisi Promosi dan Hubungan Alumni dibantu oleh seorang Kepala Sub Divisi  dan seorang Pengelola dan Penanggungjawab Website yaitu :

1. Kepala Sub Divisi Promosi Kehumasan dan Hubungan Alumni

Fungsi:

Merencanakan dan menyelenggarakan promosi pendidikan pascasarjana IPB secara luas dan berkesinambungan.
Tugas Pokok:

2. Pengelola Website

Fungsi:

Organ fungsional Divisi Promosi Kehumasan dan Hubungan Alumni, yang secara khusus merancang arsitektur dan mengelola website Sekolah Pascasarjana IPB sebagai media penyampaian informasi dan promosi pendidikan pascasarjana IPB secara luas dan berkesinambungan.
Tugas Pokok:

 

VII. TUGAS POKOK DAN FUNGSI KEPALA DIVISI KEUANGAN

Bertanggungjawab kepada Wakil Dekan dan berkoordinasi dengan KTU, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi lainnya dalam pelaksanaan tugas sebagai berikut:

  1. Pelaksana penyiapan bahan untuk penyusunan dokumen RKAT dan perencanaan keuangan lainnya
  2. Pelaksana penyiapan bahan untuk penerbitan invoice SPP (individual, BPPS dan Non-BPPS) dan kerjasama non pendidikan serta surat keterangan posisi pembayaran SPP
  3. Pelaksana administrasi keuangan non-kerjasama
  4. Pelaksana penyusunan LPJ keuangan non-kerjasama
  5. Berkoordinasi dengan Koordinator Lokasi dalam pengelolaan, pengadministrasian dan pertanggungjawaban keuangan kegiatan di kampus Baranangsiang dan Ancol
  6. Berkoordinasi dengan KTU melakukan upaya peningkatan, monitoring, evaluasi dan pembinaan kinerja pegawai di divisinya

Dalam menjalankan tugas Kepala Divisi Keuangan dibantu oleh 1 Kepala Sub Divisi  yaitu:

  1. Kepala Sub Divisi Keuangan Kas Kecil

Fungsi:

Menjamin kelancaran administrasi keuangan kas kecil yang transparan dan accountable serta  tepat waktu.
Tugas Pokok:

  1. Pelaksana penyiapan bahan untuk penerbitan invoice SPP dan surat keterangan posisi pembayaran SPP mahasiswa
  2. Pelaksana penyusunan laporan penerimaan SPP mahasiswa

VIII. TUGAS POKOK DAN FUNGSI PENANGGUNGJAWAB PENERBITAN FORUM PASCASARJANA

Bertanggungjawab kepada Dekan dan berkoordinasi dengan Wakil Dekan, Sekretaris Program S2 dan S3, Sekretaris PK, KTU, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi lainnya untuk merencanakan dan menyelenggarakan publikasi ilmiah melalui penerbitan jurnal Forum Pascasarjana serta menyebarluaskannya ke berbagai pihak yang terkait/membutuhkan.

Fungsi:
Menjamin kesinambungan penerbitan Forum Pascasarjana yang berkualitas
Tugas Pokok:

  1. Mengumpulkan dan mengarsipkan bahan publikasi/manuskrip jurnalt
  2. Menyeleksi kelayakan bahan publikasi/manuskrip jurnal
  3. Memproses bahan publikasi sampai siap cetak
  4. Menyebarluaskan publikasi ilmiah
  5. Melakukan pertukaran publikasi ilmiah dengan instansi lain
  6. Melaksanakan kerjasama publikasi ilmiah dengan unit/instansi lain
  7. Meningkatkan kualitas publikasi ilmiah dari waktu ke waktu
  8. Menyusun laporan tengah tahunan dan laporan tahunan
  9. Berkoordinasi dengan KTU dalam rangka peningkatan, monitoring, evaluasi dan pembinaan kinerja pegawai unitnya

 

IX. TUGAS POKOK DAN FUNGSI KEPALA UNIT KHUSUS ADMINISTRASI DAN  KEUANGAN KERJASAMA

Bertanggungjawab kepada Sekretaris PK dan berkoordinasi dengan Kepala Divisi Keuangan dalam mengatur dan mengendalikan administrasi dan keuangan kerjasama pendidikan.

Fungsi:
Menjamin kelancaran administrasi dan keuangan kerjasama yang transparan dan accountable serta  tepat waktu.
Tugas Pokok:

  1. Menyiapkan dokumen kontrak untuk dilaporkan kepada pimpinan SPs melalui Sekretaris PK
  2. Menyiapkan bahan untuk pengajuan dana kerjasama ke Direktorat Keuangan IPB berdasarkan kontrak yang sudah ditandatangani
  3. Mendistribusikan dana kerjasama (termasuk beasiswa) ke pihak pengguna berdasarkan kontrak
  4. Menyusun bahan LPJ keuangan dana kerjasama, baik ke pihak rekanan, Direktorat Keuangan IPB maupun internal SPs-IPB
  5. Berkoordinasi dengan Divisi Promosi Kehumasan dan Hubungan Alumni untuk menginisiasi suatu kerjasama
  6. Berkoordinasi dengan Divisi Administrasi Akademik untuk menyusun laporan kemajuan belajar mahasiswa berdasarkan kontrak kerjasama

 

X. TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIAT PPMB

Bertanggungjawab kepada Wakil Dekan dan berkoordinasi dengan Sekretaris Program Doktor dan Magister, Sekretaris PK, KTU, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi dalam pelaksanaan tugas sebagai pelaksana kesekretariatan Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru Sekolah Pascasarjana untuk Program Reguler, Program Profesional, dan Penyelenggaraan Khusus.

Fungsi:
Menjamin kelancaran pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru mulai dari proses penerimaan berkas lamaran sampai menentukan status penerimaan sebagai mahasiswa SPs IPB
Tugas Pokok :

  1. Mengagendakan dan mengadministrasikan berkas pendaftaran calon mahasiswa baru
  2. Menyiapkan bahan rapat seleksi penerimaan mahasiswa baru
  3. Menyiapkan bahan rapat seleksi calon penerima Beasiswa Pendidikan Pascasarjana, verifikasi berkas, dan bahan usulan ke DIKTI
  4. Menyiapkan surat pemberitahuan penerimaan/penolakan serta pemanggilan calon mahasiswa baru
  5. Menyiapkan bahan verifikasi
  6. Menyiapkan dan menyerahkan data dan berkas mahasiswa baru ke Divisi Administrasi Akademik
  7. Memfasilitasi mahasiswa baru untuk pengurusan akses internet, Katalog Pendidikan, Pedoman Penulisan Karya Ilmiah, dan Panduan Seminar
  8. Menyusun laporan Penerimaan Mahasiswa Baru

 

XI. TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIS PIMPINAN

Bertanggungjawab kepada pimpinan masing-masing dan berkoordinasi dengan KTU, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi untuk:

  1. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan bagi pimpinan masing-masin
  2. Mengagendakan dan mengadministrasikan tugas-tugas pimpinan yang berkaitan dengan  pekerjaan pimpinan
  3. Menyiapkan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam pekerjaan rutin  pimpinan (Undangan, Seminar, Lokakarya, Kontrak Kerjasama,  dll.)
  4. Menyiapkan urusan administrasi dan membantu  pimpinan dalam rangka perjalanan dinas dan kegiatan lainnya yang berkaitan dengan tugas pokok pimpinan SPs-IPB
  5. Menyiapkan, mengetik, menggandakan, menyusun dan membantu pimpinan dalam membuat laporan kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pimpinan
  6. Berkoordinasi dengan KTU dalam melakukan pekerjaan kesekretariatan sesuai tugas pokoknya

Ditetapkan di  :  BOGOR

© Sekolah Pascasarjana 2019