Organizational Structure

Tugas Pokok dan Fungsi

Keputusan Dekan Sekolah Pascasarjana Institut Pertanian Bogor

I. TUGAS POKOK DAN FUNGSI WAKIL DEKAN

Fungsi:
Melaksanakan fungsi pengelolaan administrasi, kemahasiswaan dan penjaminan mutu

Tugas Pokok:

  1. Memberikan pembinaan kepada Kepala Bagian Tata Usaha agar berfungsi secara efektif dan efisien dalam menjamin terlaksananya tugas dan kewenangan
  2. Penanggungjawab manajemen kepegawaian, keuangan, administrasi dan umum
  3. Bertanggungjawab terhadap penyusunan aspek keuangan (RKAT, SPPA, PPMB, Program Internasional)
  4. Penanaggungjawab pelaksanaan her-registrasi
  5. Penanggungjawab pelaksanaan kuliah umum seminar dan placement test Bahasa Inggris
  6. Penanggungjawab pengelolaan keuangan
  7. Penanggungjawab pelaksanaan penyusunan draft peraturan perundangan, standar biaya operasional dan biaya pendidikan di Sekolah Pascasarjana
  8. Mengkoordinasikan Gugus Penjamin Mutu (GPM)
  9. Mengkoordinasikan kegiatan Program Internasional Membina organisasi Forum Mahasiswa Pascasarjana (Forum Wacana)

II. TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIS PROGRAM DOKTOR

Bertanggungjawab kepada Dekan dan berkoordinasi dengan Wakil Dekan, Sekretaris Program Magister, dan Sekretaris Bidang Pengembangan dan Kerjasama dalam menjalankan tugas dan kewenangan sebagai berikut:

  1. Memberikan pembinaan kepada Kepala Divisi Akademik dan seluruh jajarannya serta Koordinator lokasi dalam upaya menjamin terselenggaranya pendidikan doktor yang berkualitas
  2. Mengkoordinasikan pelaksanaan PPMB
  3. Mengkoordinasikan urusan akademik dengan Sekretaris Program Magister dan Kepala Divisi Akademik
  4. Mengkoordinasikan evaluasi semesteran bersama Sekretaris Program Magister dan Kepala Divisi Akademik
  5. Memberikan konsultasi akademik kepada mahasiswa S3
  6. Editor Forum Pascasarjana
  7. Menandatangani proposal penelitian, transkrip semesteran, surat keterangan (cuti, aktif, Surat Peringatan Keras, Lulus Ujian Prelim, SKL, Legalisir) untuk mahasiswa S3

III. TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIS PROGRAM MAGISTER

Bertanggungjawab kepada Dekan dan berkoordinasi dengan Wakil Dekan, Sekretaris Program Doktor, dan Sekretaris Bidang Pengembangan dan Kerjasama dalam menjalankan tugas dan kewenangan sebagai berikut:

IV. TUGAS POKOK DAN FUNGSI KEPALA TATA USAHA

Bertanggungjawab kepada Wakil Dekan dan berkoordinasi dengan Sekretaris Program Doktor dan Magister, Sekretaris PK, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi lainnya dalam pelaksanaan tugas sebagai berikut:

  1. Penanggung jawab pelaksana urusan administrasi kepegawaian dan umum (kerumahtanggaan & sarana-prasarana)
  2. Penanggung jawab administrasi persuratan, dokumentasi dan pengarsipan, akademik, keuangan dan dokumen sarana-prasarana
  3. Penanggungjawab pelaksanan pengadaan dan pemeliharaan fasilitas pendidikan SPs (R. Ancol, R. Baranangsiang dan Kantor SPs Darmaga), kendaraan, dan fasilitas lainnya
  4. Penanggungjawab penyiapan dokumen DP3 pegawai dan mahasiswa
  5. Penanggungjawab penyiapan dokumen berbagai Surat Keputusan Dekan SPs (kepegawaian, penugasan, dll)
  6. Penanggungjawab pelaksana peningkatan, monitoring, evaluasi dan pembinaan kinerja pegawai
  7. Pejabat pemberi paraf surat-surat pimpinan (Dekan, Wakil Dekan) untuk urusan kepegawaian, kerumahtanggaan, sarana dan prasarana pendidikan

Dalam menjalankan tugasnya, Kepala Tata Usaha dibantu oleh 2 Kepala Urusan yaitu:

  1. Kepala Urusan Administrasi Persuratan dan Manajemen Kearsipan
    • Fungsi Administrasi Persuratan
      Menerima, mencatat, mendistribusikan, mengadministrasikan, dan mengarsipkan berbagai dokumen/surat dalam rangka menjamin kelancaran administrasi persuratan umum dan akademik secara terpola dan terpadu. Tugas Pokok Administrasi Persuratan:
      1. Pencatatan surat / dokumen untuk surat masuk dan keluar
      2. Penyusunan surat masuk dan keluar
      3. Mendistribusikan tujuan surat
      4. Monitoring / Evaluas
      5. Pelaporan
    • Fungsi Manajemen Kearsipan
      Menerima, mencatat, dan mengadministrasikan arsip akademik, Alumni, kepegawaian dan umum secara terpadu tepat waktu, akurat, terpola dan teratur sebagai dasar pelaksanaan kegiatan kearsipan. Tugas Pokok Manajemen Kearsipan:
      1. Pencatatan surat dan dokumen surat masuk dan keluar
      2. Pengarsipan surat dan  dokumen surat masuk dan keluar
      3. Memasukkan arsip mahasiswa sesuai dengan program studi
      4. Mencatat dan memasukkan data mahasiswa yang sudah lulus (Alumni)
      5. Memasukkan arsip kepegawaian dan umum, akademik, dan keuangan
      6. Membantu menyiapkan bahan laporan tengah tahunan dan tahunan
  2. Kepala Urusan Sarana dan Prasarana
    Fungsi:
    Merencanakan dan melaksanakan kegiatan sarana dan prasarana kantor untuk menjamin kelancaran ATK dan URT kantor serta menginventarisasikan jernis barang milik negara secara akurat, berkesinambungan tepat guna dan bertanggungjawab.

    Tugas Pokok:
    • Pengadministrasian barang habis pakai dan fasilitas kantor:
    • Perencanaan
    • Pengadaan
    • Pendataan / Pencatatan (Menginventarisir)
    • Pelaporan
    • Pemeliharaan dan perbaikan
    • Pengadaan/pembelian (untuk nilai-nilai rutin tertentu)
    • Memonitor tingkat kebersihan dan kenyaman lingkungan bekerja
    • Membantu menyiapkan bahan laporan tengah tahunan dan tahunan

V. TUGAS POKOK DAN FUNGSI KEPALA DIVISI ADMINISTRASI AKADEMIK

Bertanggungjawab kepada Wakil Dekan dan berkoordinasi dengan KTU, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi lainnya dalam pelaksanaan tugas sebagai berikut:

  1. Pelaksana penyiapan bahan untuk penyusunan dokumen RKAT dan perencanaan keuangan lainnya
  2. Pelaksana penyiapan bahan untuk penerbitan invoice SPP (individual, BPPS dan Non-BPPS) dan kerjasama non pendidikan serta surat keterangan posisi pembayaran SPP
  3. Pelaksana administrasi keuangan non-kerjasama
  4. Pelaksana penyusunan LPJ keuangan non-kerjasama
  5. Berkoordinasi dengan Koordinator Lokasi dalam pengelolaan, pengadministrasian dan pertanggungjawaban keuangan kegiatan di kampus Baranangsiang dan Ancol
  6. Berkoordinasi dengan KTU melakukan upaya peningkatan, monitoring, evaluasi dan pembinaan kinerja pegawai di divisinya

Dalam menjalankan tugas Kepala Divisi Keuangan dibantu oleh 1 Kepala Sub Divisi yaitu:

  1. Kepala Sub Divisi Keuangan Kas Kecil
    Fungsi:
    Menjamin kelancaran administrasi keuangan kas kecil yang transparan dan accountable serta tepat waktu.

    Tugas Pokok:
    • Pelaksana penyiapan bahan untuk pengajuan dana DM ke Direktorat Keuangan IPB berdasarkan SPAA SPs-IPB
    • Pelaksana penyiapan bahan pengajuan penggunaan dana operasional SPs IPB, PS Multidisiplin, Pengelolaan Kelas Khusus dan RUBRD
    • Pelaksana pendistribusian dana DM ke pihak pengguna
    • Pelaksana penyusunan bahan LPJ keuangan dana DM, baik ke Direktorat Keuangan IPB maupun internal SPs-IPB
    • Berkoordinasi dengan Unit Khusus Administrasi Keuangan dan Kerjasama dalam menjalankan tugas sebagai:
      1. Pelaksana penyiapan bahan untuk penerbitan invoice SPP dan surat keterangan posisi pembayaran SPP mahasiswa
      2. Pelaksana penyusunan laporan penerimaan SPP mahasiswa
    • Berkoordinasi dengan koordinator lokasi pengelolaan kelas khusus, PS Multidisiplin dan RUBRD dalam pengelolaan administrasi keuangan sebagai:

VIII. TUGAS POKOK DAN FUNGSI PENANGGUNGJAWAB PENERBITAN FORUM PASCASARJANA

Bertanggungjawab kepada Dekan dan berkoordinasi dengan Wakil Dekan, Sekretaris Program S2 dan S3, Sekretaris PK, KTU, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi lainnya untuk merencanakan dan menyelenggarakan publikasi ilmiah melalui penerbitan jurnal Forum Pascasarjana serta menyebarluaskannya ke berbagai pihak yang terkait/membutuhkan.

Fungsi:
Menjamin kesinambungan penerbitan Forum Pascasarjana yang berkualitas

Tugas Pokok:

  1. Mengumpulkan dan mengarsipkan bahan publikasi/manuskrip jurnalt
  2. Menyeleksi kelayakan bahan publikasi/manuskrip jurnal
  3. Memproses bahan publikasi sampai siap cetak
  4. Menyebarluaskan publikasi ilmiah
  5. Melakukan pertukaran publikasi ilmiah dengan instansi lain
  6. Melaksanakan kerjasama publikasi ilmiah dengan unit/instansi lain
  7. Meningkatkan kualitas publikasi ilmiah dari waktu ke waktu
  8. Menyusun laporan tengah tahunan dan laporan tahunan
  9. Berkoordinasi dengan KTU dalam rangka peningkatan, monitoring, evaluasi dan pembinaan kinerja pegawai unitnya

IX. TUGAS POKOK DAN FUNGSI KEPALA UNIT KHUSUS ADMINISTRASI DAN KEUANGAN KERJASAMA

Bertanggungjawab kepada Sekretaris PK dan berkoordinasi dengan Kepala Divisi Keuangan dalam mengatur dan mengendalikan administrasi dan keuangan kerjasama pendidikan.

Fungsi:
Menjamin kelancaran administrasi dan keuangan kerjasama yang transparan dan accountable serta tepat waktu.jana yang berkualitas

Tugas Pokok:

  1. Menyiapkan dokumen kontrak untuk dilaporkan kepada pimpinan SPs melalui Sekretaris PK
  2. Menyiapkan bahan untuk pengajuan dana kerjasama ke Direktorat Keuangan IPB berdasarkan kontrak yang sudah ditandatangani
  3. Mendistribusikan dana kerjasama (termasuk beasiswa) ke pihak pengguna berdasarkan kontrak
  4. Menyusun bahan LPJ keuangan dana kerjasama, baik ke pihak rekanan, Direktorat Keuangan IPB maupun internal SPs-IPB
  5. Berkoordinasi dengan Divisi Promosi Kehumasan dan Hubungan Alumni untuk menginisiasi suatu kerjasama
  6. Berkoordinasi dengan Divisi Administrasi Akademik untuk menyusun laporan kemajuan belajar mahasiswa berdasarkan kontrak kerjasama

X. TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIAT PPMB

Bertanggungjawab kepada Wakil Dekan dan berkoordinasi dengan Sekretaris Program Doktor dan Magister, Sekretaris PK, KTU, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi dalam pelaksanaan tugas sebagai pelaksana kesekretariatan Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru Sekolah Pascasarjana untuk Program Reguler, Program Profesional, dan Penyelenggaraan Khusus.

Fungsi:
Menjamin kelancaran pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru mulai dari proses penerimaan berkas lamaran sampai menentukan status penerimaan sebagai mahasiswa SPs IPB

Tugas Pokok:

  1. Mengagendakan dan mengadministrasikan berkas pendaftaran calon mahasiswa baru
  2. Menyiapkan bahan rapat seleksi penerimaan mahasiswa baru
  3. Menyiapkan bahan rapat seleksi calon penerima Beasiswa Pendidikan Pascasarjana, verifikasi berkas, dan bahan usulan ke DIKTI
  4. Menyiapkan surat pemberitahuan penerimaan/penolakan serta pemanggilan calon mahasiswa baru
  5. Menyiapkan bahan verifikasi
  6. Menyiapkan dan menyerahkan data dan berkas mahasiswa baru ke Divisi Administrasi Akademik
  7. Memfasilitasi mahasiswa baru untuk pengurusan akses internet, Katalog Pendidikan, Pedoman Penulisan Karya Ilmiah, dan Panduan Seminar
  8. Menyusun laporan Penerimaan Mahasiswa Baru

XI. TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIS PIMPINAN

Bertanggungjawab kepada pimpinan masing-masing dan berkoordinasi dengan KTU, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi untuk:

  1. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan bagi pimpinan masing-masin
  2. Mengagendakan dan mengadministrasikan tugas-tugas pimpinan yang berkaitan dengan  pekerjaan pimpinan
  3. Menyiapkan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam pekerjaan rutin  pimpinan (Undangan, Seminar, Lokakarya, Kontrak Kerjasama,  dll.)
  4. Menyiapkan urusan administrasi dan membantu  pimpinan dalam rangka perjalanan dinas dan kegiatan lainnya yang berkaitan dengan tugas pokok pimpinan SPs-IPB
  5. Menyiapkan, mengetik, menggandakan, menyusun dan membantu pimpinan dalam membuat laporan kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pimpinan
  6. Berkoordinasi dengan KTU dalam melakukan pekerjaan kesekretariatan sesuai tugas pokoknya

Ditetapkan di : BOGOR