Bagan Struktur Organisasi

Tugas Pokok dan Fungsi

I. DEKAN

Tugas Pokok :

Mengkoordinasikan pelaksanaan pendidikan tingkat pascasarjana untuk program studi monodisiplin serta dapat menyelenggarakan program tersebut yang bersifat interdisiplin atau multidisiplin di dalam IPB maupun dengan lembaga lain

Fungsi :

  1. Mengarahkan jalannya penerimaan mahasiswa baru program pascasarjana terintegrasi pada kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru multistrata yang dilaksanakan di Direktorat Administrasi Pendidikan dan Penerimaan Mahasiswa Baru dengan mengacu pada sistem yang berlaku di IPB
  2. Mengarahkan pelaksanaan koordinasi mata kuliah wajib Sekolah Pascasarjana
  3. Mengkoordinasikan dan membina penjaminan mutu pendidikan tingkat pascasarjana di lingkungan IPB
  4. Mengarahkan pelaksanaan koordinasi dan penyelenggaraan program pendidikan pascasarjana multidisiplin
  5. Mengarahkan dan mengkoordinasikan promosi program pendidikan pascasarjana secara intensif dan efisien
  6. Mengarahkan pelaksanaan kerjasama pendidikan pascasarjana dengan pihak lain, baik di dalam maupun dengan pihak luar negeri
  7. Mengarahkan pelaksanaan penyusunan draft peraturan perundangan, standar biaya operasional dan biaya pendidikan di Sekolah Pascasarjana

II. WAKIL DEKAN BIDANG PENDIDIKAN DAN KEMAHASISWAAN (WAKIL DEKAN I)

Tugas Pokok :

Melaksanakan fungsi pengelolaan administrasi akademik pada Program Magister dan Doktor, penjaminan mutu bagi program studi monodisiplin, oligodisiplin dan multidisiplin di dalam IPB

Fungsi :

  1. Mengkoordinasikan kegiatan akademik
  2. Mengkoordinasikan kegiatan evaluasi proses belajar mengajar setiap semester
  3. Memberikan konsultasi akademik kepada mahasiswa
  4. Menandatangani proposal penelitian, transkrip semesteran, surat keterangan (cuti, aktif kembali, surat peringatan kepada mahasiswa, undangan seminar, ujian, SKL, legalisir)
  5. Koordinator lapang penerimaan mahasiswa baru (PMB)
  6. Mengkoordinasikan pelaksanaan acara wisuda di IPB mewakili SPs
  7. Memeriksa kelayakan administratif mahasiswa untuk pembimbingan, seminar dan ujian
  8. Penanggungjawab pelaksanaan kuliah umum seminar dan placement test Bahasa Inggris
  9. Membina organisasi Forum Mahasiswa Pascasarjana (Forum Wacana)
  10. Mengkoordinasikan Gugus Penjamin Mutu (GPM)

III. WAKIL DEKAN BIDANG SUMBERDAYA, KERJASAMA DAN PENGEMBANGAN (WAKIL DEKAN II)

Tugas Pokok :

Melaksanakan fungsi pengelolaan administrasi umum dan keuangan, manajemen kepegawaian,  serta menjalin kerjasama dengan lembaga lain, berupa beasiswa dan kerjasama lainnya.

Fungsi :

  1. Memberikan pembinaan kepada Kepala Bagian Tata Usaha agar berfungsi secara efektif dan efisien dalam menjamin terlaksananya tugas dan kewenangan
  2. Penanggungjawab manajemen kepegawaian, keuangan, administrasi dan umum
  3. Bertanggungjawab terhadap penyusunan aspek keuangan (RKAT, SPPA, PPMB, Program Internasional)
  4. Penanggungjawab pelaksanaan her-registrasi
  5. Penanggungjawab pengelolaan keuangan
  6. Penanggungjawab pelaksanaan penyusunan draft peraturan perundangan, standar biaya operasional dan biaya pendidikan di Sekolah Pascasarjana
  7. Mengkoordinasikan kegiatan Program Internasional

IV. KEPALA BAGIAN TATA USAHA

Tugas Pokok:

Melaksanakan fungsi administrasi pendidikan, kemahasiswaan dan alumi, perencanaan keuangan, ketatalaksanaan dan kepegawaian, pengelolaan barang inventaris dan barang persediaan, serta data dan pelaporan.

Fungsi :

  1. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi pendidikan dan kemahasiswaan;
  2. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi perencanaan dan keuangan;
  3. Mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan dan pengusulan draft peraturan perundangan dan standar biaya operasional dan biaya pendidikan di Sekolah Pascasarjana bekerjasama dengan Direktorat Keuangan dan Akuntansi, Direktorat Sumberdaya Manusia, Biro Komunikasi dan Biro Hukum
  4. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi kepegawaian
  5. Memberikan pembinaan kepada tenaga kependidikan
  6. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi perencanaan,  pengadaan, pengelolaan barang inventaris dan barang persediaan
  7. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi promosi program pendidikan Pascasarjana
  8. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi kerjasama pendidikan pascasarjana dengan pihak lain, baik di dalam maupun di luar negeri
  9. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi proses penerimaan mahasiswa baru
  10. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi data dan pelaporan
  11. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi sarana/prasarana pendukung teknologi informasi
  12. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi pengembangan manajemen sistem informasi

V. KEPALA SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN KEMAHASISWAAN

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Bagian Tata Usaha dalam ruang lingkup administrasi pendidikan dan kemahasiswaan 

Fungsi :

  1. Menyusun rencana program kerja Sub Bagian Pendidikan dan Kemahasiswaan
  2. Melaksanakan program kerja Sub Bagian Pendidikan dan Kemahasiswaan
  3. Mengkoordinasikan pelaksanaan program kerja Sub Bagian Pendidikan dan Kemahasiswaan
  4. Membubuhkan paraf pada surat-surat akademik yang akan ditandatangani oleh Wakil Dekan dan Dekan
  5. Pelaporan dan evaluasi tentang ketercapaian kinerja dan staf di Sub Bagian Pendidikan dan Kemahasiswaan
  6. Pembinaan dan penatalaksanaan tenaga kependidikan di Sub Bagian Pendidikan dan Kemahasiswaan 
  7. Menyusunan laporan tahunan sub bagian Pendidikan dan Kemahasiswaan

  • PENYELIA LAYANAN PERKULIAHAN DAN SEMINAR

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Sub Bagian Pendidikan dan Kemahasiswaan  dalam ruang lingkup administrasi perkuliahan, dan seminar mahasiswa

Fungsi :

  1. Menyiapkan dan memproses dokumen yang berkaitan dengan administrasi perkuliahan
  2. Menyiapkan kegiatan seminar hasil penelitian mahasiswa secara rutin dan kuliah umum seminar
  3. Menyiapkan undangan seminar, berita acara seminar, pembagian kelas dan jadwal seminar hasil penelitian perbidang, moderator seminar, pengajuan honorarium moderator, dll
  4. Menyiapkan dan memproses dokumen yang terkait dengan kuliah Bahasa Inggris dan Filsafat Sains mengenai kegiatan perkuliahannya (pendaftaran, pembagian kelas, daftar absensi, kuisioner evaluasi proses belajar mengajar dll)
  5. Melayani  legalisir  Ijazah, Transkrip,  surat keterangan pendamping ijazah dan surat penting lainnya untuk tanda keabsahan

  • PENYELIA LAYANAN UJIAN DAN  KELULUSAN

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Sub Bagian Pendidikan dan Kemahasiswaan dalam ruang lingkup administrasi pendidikan mulai dari ujian sampai dengan kelulusan mahasiswa

Fungsi :  

  1. Menyiapkan dan memproses dokumen yang berkaitan dengan administrasi ujian dan kelulusan (pengecekan kelengkapan persyaratan ujian, undangan ujian tesis, ujian tertutup, sidang promosi, pengesahan tesis/disertasi, dll)
  2. Menyiapkan sertifikat penguji luar, berita acara ujian tesis, ujian tertutup, sidang promosi dan hasil ujian tertutup terkait dengan status kelulusan.
  3. Menyiapkan dan memproses dokumen yang berkaitan dengan administrasi kelulusan (pengesahan tesis/disertasi, SKL, transkrip nilai, memproses pembuatan ijazah, surat kembali ke instansi, data wisudawan, peringkat wisudawan terbaik,salinan transkrip/ijazah, dll)
  4. Menyiapkan dan memproses dokumen yang berkaitan dengan administrasi surat keterangan  pernah kuliah, sudah kolokium, legalisir transkrip nilai, ijazah, proposal, dll

  • PENYELIA INPUT DATA DAN EVALUASI AKADEMIK

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Sub Bagian Pendidikan dan Kemahasiswaan dalam ruang lingkup administrasi pendidikan dan kemahasiswaan mulai dari input data sampai dengan evaluasi akademik mahasiswa

Fungsi :

  1. Memberikan layanan data dan informasi terkait dengan biodata, matakuliah, nilai mutu, perkembangan studi (mulai sidang komisi sampai dengan kelulusan), status akademik  (mengundurkan diri, DO, meninggal, cuti akademik dll), menerbitkan transkrip nilai semesteran setiap mahasiswa.
  2. Menyiapkan dan memproses dokumen yang berkaitan dengan administrasi pindah PS, pengunduran diri, kemajuan studi/belajar mahasiswa, dll
  3. Menyiapkan dan melaksanakan rapat evaluasi kemajuan studi setiap mahasiswa pada setiap semester (jadwal, undangan rapat, bahan rapat, dll)
  4. Menyiapkan dan memproses dokumen yang berkaitan dengan administrasi evaluasi akademik setiap semester (pembuatan surat peringatan seperti SPM, SP, SPK, SPO, DO, dll)

VI. KEPALA SUB BAGIAN KEUANGAN, KEPEGAWAIAN, DAN UMUM               

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Bagian Tata Usaha dalam ruang lingkup administrasi keuangan, kepegawaian, dan umum

Fungsi :

  1. Menyusun rencana program kerja Sub Bagian Keuangan, Kepegawaian, dan Umum
  2. Melaksanakan program kerja Sub Bagian Keuangan, Kepegawaian, dan Umum
  3. Mengkoordinasikan pelaksanaan program kerja Sub Bagian Keuangan, Kepegawaian, dan Umum
  4. Pelaporan dan evaluasi tentang ketercapaian kinerja dan staf di Sub Bagian Keuangan, Kepegawaian, dan Umum
  5. Pembinaan dan penatalaksanaan tenaga kependidikan di Sub Bagian Keuangan, Kepegawaian, Umum antara lain, yaitu (1) Pembinaan dan penatalaksanaan tenaga kependidikan; (2) Mengikutsertakan/menugaskan staf mengikuti pendidikan dan pelatihan sesuai kebutuhan dalam rangka pembinaan; (3) Pengaturan staf dalam pelaksanaan program/kegiatan sesuai kemampuan dan keahlian masing-masing; dan (4) Menciptakan situasi kerja yang kondusif
  6. Menyusunan laporan tahunan Sub Bagian Keuangan, Kepegawaian, dan Umum

  • PENYELIA KEUANGAN

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Sub Bagian Keuangan, Kepegawaian, dan Umum dalam ruang lingkup pengelolaan keuangan

Fungsi :

  1. Melaksanakan program kerja Urusan Keuangan
  2. Penyusunan rencana program dan kegiatan lingkup pengelolaan administrasi keuangan
  3. Penyusunan dokumen rencana kegiatan dan anggaran tahunan (RKAT) dan Surat Pengesahan Penggunaan Anggaran (SPPA) SPs IPB
  4. Mengelola administrasi keuangan APBN dan PNBP/DM yang meliputi analisis keuangan, perbendaharaan, verifikasi, akuntansi, monitoring dan evaluasi anggaran, pelaporan keuangan serta neraca
  5. Mengelola administrasi biaya pendidikan SPs, menerbitkan invoice SPP mahasiswa, membuat surat keterangan tidak mendapatkan beasiswa
  6. Mengelola administrasi keuangan kerjasama (penyiapan dan memproses dokumen permintaan dana ke IPB maupun mitra kerjasama
  7. Menyiapkan data rekonsiliasi dengan Direktorat Keuangan dan Akuntansi IPB
  8. Membantu menyiapkan bahan laporan tahunan keuangan

  • PENYELIA KEPEGAWAIAN DAN UMUM

Tugas Pokok : 

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Sub Bagian Keuangan, Kepegawaian, dan Umum dalam ruang lingkup kepegawaian dan umum

Fungsi :

  1. Melaksanakan program kerja Urusan Kepegawaian dan Umum 
  2. Penyusunan rencana program dan kegiatan lingkup pengelolaan administrasi kepegawaian.
  3. Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian yang meliputi monitoring dan evaluasi, pelayanan sistem informasi serta administrasi dan kearsipan kepegawaian
  4. Pelaporan pelaksanaan administrasi kepegawaian secara berkala.
  5. Evaluasi kinerja dan ketercapaian output kerja
  6. Melaksanakan pengadministrasian barang habis pakai dan fasilitas kantor (perencanaan,  pengadaan,pendataan/pencatatan, pelaporan)
  7. Melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana
  8. Melaksanakan pengadaan/pembelian  (untuk nilai-nilai rutin tertentu)
  9. Memonitor tingkat kebersihan dan kenyamanan lingkungan bekerja
  10. Menyiapkan ruang rapat, ruang kuliah, ruang ujian terbuka/tertutup
  11. Melaksanakan perawatan kendaraan dinas
  12. Membantu menyiapkan bahan laporan tahunan

  • PENYELIA PERSURATAN DAN ARSIP

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Sub Bagian Keuangan, Kepegawaian, dan Umum dalam ruang lingkup persuratan dan pengelolaan arsip akademik, alumni, kepegawaian dan umum secara terpadu tepat waktu, akurat, terpola dan teratur sebagai dasar pelaksanaan kegiatan kearsipan.

Fungsi :

  1. Melaksanakan program kerja Bagian Urusan Persuratan dan Arsip 
  2. Melakukan Pengelolaan Persuratan (mencatat surat masuk dan surat keluar, memberi nomor/kode surat masuk dan keluar, mengagendakan surat dalam system kearsipan digital, mendistribusikan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan alamat yang dituju, mengirimkan surat keluar sesuai dengan alamat yang dituju)
  3. Melakukan Manajemen Kearsipan (Pencatatan surat dan dokumen surat masuk dan keluar, pengarsipan surat dan dokumen surat masuk dan keluar, membuat sistem penyimpanan warkat (filling) arsip untuk mempermudah temu kembali, Mencatat dan memasukkan data mahasiswa yang sudah lulus (Alumni), memasukkan arsip kepegawaian dan umum, akademik dan keuangan,
  4. Membantu menyiapkan bahan laporan tahunan

  • PENYELIA MANAJEMEN DATA, DAN SARANA/PRASARANA PENUNJANG TEKNOLOGI INFORMASI

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Sub Bagian Keuangan, Kepegawaian, dan Umum dalam ruang lingkup manajemen data, informasi, sarana/ prasarana yang mendukung teknologi informasi.

Fungsi :

  1. Melaksanakan tugas teknis dan administratif terkait pengelolaan dan pemeliharaan sistem informasi, sarana/ prasarana penunjang teknologi informasi dan basis data
  2. Menyediakan berbagai kebutuhan data, baik untuk internal maupun eksternal SPs seperti menyiapkan rekapitulasi, mengunggah, mengunduh, dan memutakhirkan data,
  3. Menyiapkan berbagai sarana dan prasarana yang mendukung teknologi informasi dengan berkoordinasi dengan unit lain yang berkompeten
  4. Menindaklanjuti rencana pengembangan yang sudah direncanakan oleh Pimpinan SPs,  dan Kepala Sub Bagian,
  5. Melaksanakan tugas administratif terkait pengembangan aplikasi/sistem, sarana/prasarana penunjang teknologi informasi, dan pemanfaatannya,
  6. Membantu menyiapkan bahan dalam bentuk informasi untuk menunjang kelancaran pengembangan sistem dan sarana/prasarana penunjang teknologi informasi,
  7. Mengidentifikasi berbagai macam informasi yang diperlukan untuk pengembangan sistem dan sarana/prasarana penunjang teknologi informasi, agar dalam proses pengembangan bisa berjalan efektif dan efisien,
  8. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna terhadap kebutuhan sistem dan sarana/prasarana penunjang teknologi informasi, serta menyusunnya dalam bentuk dokumentasi sistem,
  9. Melakukan komunikasi kepada seluruh stakeholder SPs, baik secara horizontal maupun vertikal, dalam rangka mengakselerasikan pengembangan sistem dan sarana/prasarana penunjang teknologi informasi,
  10. Evaluasi kinerja dan ketercapaian output kerja
  11. Melakukan pendokumentasian dan backup and recovery terhadap semua basis data yang dikelola dalam rangka pengamanan.
  12. Melaksanakan perawatan sistem dan sarana/prasarana penunjang teknologi informasi,
  13. Membantu menyiapkan bahan laporan tahunan

VII. KEPALA SUB BAGIAN HUMAS, KERJASAMA, DAN PENERIMAAN MAHASISWA BARU

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Bagian Tata Usaha dalam ruang lingkup kehumasan, kerjasama, dan penerimaan mahasiswa baru

Fungsi :

  1. Menyusun rencana program kerja Sub Bagian Humas, Kerjasama, dan PMB
  2. Melaksanakan program kerja Sub Bagian Humas, Kerjasama, dan PMB
  3. Mengkoordinasikan pelaksanaan program kerja Sub Bagian Humas, Kerjasama, dan PMB
  4. Menyiapkan laporan dan hasil evaluasi tentang ketercapaian kinerja dan staf di Sub Bagian Humas, Kerjasama, dan PMB
  5. Melaksanakan pembinaan dan penatalaksanaan tenaga kependidikan di Sub Bagian Humas, Kerjasama, dan PMB
  6. Melaksanakan tugas pelayanan administrasi untuk mahasiswa internasional
  7. Menyusun laporan tahunan sub bagian humas, kerjasama dan PMB

  • PENYELIA PENERIMAAN MAHASISWA BARU DAN PENGELOLAAN WEBSITE

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Sub Bagian Humas, Kerjasama, dan PMB dalam lingkup penerimaan mahasiswa baru dan pengelolaan website

Fungsi :

  1. Memfasilitasi penyelenggaraan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
  2. Bertanggungjawab terhadap kelancaran kegiatan PMB
  3. Membuat anggaran kebutuhan kegiatan PMB
  4. Mengagendakan berbagai kegiatan terkait PMB
  5. Mengadministrasikan berkas pendaftaran calon mahasiswa baru
  6. Menyiapkan bahan rapat seleksi PMB
  7. Menyiapkan surat pemberitahuan penerimaan/penolakan serta pemanggilan calon mahasiswa baru
  8. Menyiapkan bahan verifikasi dan pendaftaran ulang calon mahasiswa baru
  9. Menyiapkan dan menyerahkan data dan berkas mahasiswa baru ke Sub Bagian Pendidikan dan Kemahasiswaan
  10. Melakukan penyebaran informasi melalui website terkait isi dan tampilannya
  11. Menyusun laporan kegiatan pelaksanaan Urusan Penerimaan Mahasiswa Baru dan pengelolaan website, sebagai bagian dari Laporan Tahunan

  • PENYELIA HUMAS, PROMOSI DAN PEMASARAN

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Sub Bagian Humas, Kerjasama, dan PMB dalam lingkup kehumasan, promosi dan pemasaran

Fungsi :

  1. Merencanakan berbagai kegiatan promosi dan pemasaran
  2. Mengagendakan berbagai kegiatan terkait Humas, Promosi dan Pemasaran
  3. Membuat anggaran kebutuhan kegiatan Humas, Promosi dan Pemasaran
  4. Menyiapkan materi promosi dalam bentuk media cetak maupun media elektronik
  5. Melaksanakan promosi dan fungsi-fungsi kehumasan, dan mengevaluasi efektifitasnya.
  6. Memberikan pelayanan informasi tentang pendidikan pascasarjana dan kerjasama pendidikan pascasarjana bagi calon mahasiswa dan calon mitra kerjasama
  7. Menyebarluaskan informasi dari institusi di luar IPB yang relevan dan penting bagi mahasiswa
  8. Memperbaharui data layanan informasi, promosi, dan data berbagai kegiatan promosi dan kehumasan
  9. Memfasilitasi kegiatan pengembangan promosi
  10. Melakukan pengelolaan terhadap e-mail dan media sosial Sekolah Pascasarjana
  11. Menyusun laporan kegiatan pelaksanaan Urusan Humas, Promosi dan Pemasaran, sebagai bagian dari Laporan Tahunan
  • PENYELIA KERJASAMA DAN KEMAHASISWAAN

Tugas Pokok :

Melaksanakan sebagian tugas Kepala Sub Bagian Humas, Kerjasama, PMB, dalam lingkup kerjasama

Fungsi :

  1. Membantu pimpinan dalam rangka merumuskan rintisan kerjasama pendidikan dan riset dengan institusi Dalam Negeri (DN) dan Luar Negeri (LN)
  2. Memfasilitasi pelaksanaan kerjasama DN dan LN yang sedang berjalan
  3. Membuat anggaran kebutuhan kegiatan kerjasama dan kemahasiswaan
  4. Melaksanakan administrasi rintisan kerjasama maupun kerjasama yang sudah ada
  5. Mengevaluasi rintisan kerjasama dan kerjasama yang sudah ada
  6. Membuat laporan rintisan kerjasama dan kerjasama yang sudah ada
  7. Menyusun laporan kegiatan pelaksanaan Urusan Kerjasama dan kemahasiswaan, sebagai bagian dari Laporan Tahunan